Makalah STI tentang Sistem Informasi Dalam Organisasi

MAKALAH

SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Organisasi memiliki kegiatan menyerap sumberdaya , mengolah serta memproduksi. rutinitas, merupakan SOP (Standar Operating Procedures) yang biasanya terdiri dari aturan, prosedur serta praktik yang telah dikembangkan untuk memenuhi keadaan yang diharapkan. Proses bisnis, merupakan sekumpulan dari rutinitas. Dengan mengamati proses bisnis kita akan dapat melihat/memahami bagaimana bisnis dalam perusahaan bekerja.
     Sistem informasi terkait dengan politik organisasi karena mempengaruhi akses ke sumber utama, yaitu informasi. Sistem informasi berpotensi mengubah struktur, budaya, politik, dan kerja organisasi. Alasan paling umum dari kegagalan proyek-proyek besar mengarah kepada hambatan perubahan politikal dan organisasional.
      Prosedur standar pengoperasian, aturan-aturan, prosedur dan praktik-praktik yang seksama yang dikembangkan oleh organisasi untuk dapat mencakup semua situasi yang mungkin dihadapi.Politik organisasi, perbedaan-perbedaan ini menjadi persoalan bagi manajer dan karyawan, dan hasilnya adalah pergolakan politik, persaingan, dan konflik di dalam organisasi. Hambatan politik adalah salah satu dari sekian banyak kesulitan terbesar untuk membawa perubahan organisasi, khususnya perkembangan sistem informasi yang baru.



1.2 Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Sistem Pengolahan Transaksi?
2. Apa yang dimaksud dengan Sistem Informasi Kawasan Fungsional?
3. Apakah yang dimaksud dengan Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan?
4. Bagaimana  dukungan ERP untuk Proses Bisnis?




1.3 Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui sistem pengolahan transsaksi
2. Untuk mengetahui pengertian Organisasi
3. Untuk mengetahui apa maafaat dari sistem informasi dalam organisasi
4. Untuk mengetahui pengertian Sistem Informasi untuk Akuntansi dan Keuangan

BAB II

PEMBAHASAN

A. Sistem Pengolahan Transaksi
2.1 Pengantar Sistem Pengolahan Transaksi

Jutaan (kadang-kadang milyaran) transaksi terjadi di organisasi besar setiap hari. Transaksi adalah peristiwa bisnis yang menghasilkan data yang layak ditangkap dan disimpan dalam database. Sistem pemrosesan transaksi (TPS) mendukung pemantauan, pengumpulan, penyimpanan, dan pengolahan data dari transaksi bisnis dasar organisasi, yang masing-masing menghasilkan data. TPS mengumpulkan data secara terus menerus, biasanya secara real time-yaitu, begitu data dihasilkan - dan ini menyediakan data masukan untuk database perusahaan. TPS sangat penting bagi keberhasilan perusahaan karena mereka mendukung operasi inti. Di dunia bisnis modern, TPS adalah masukan untuk sistem informasi area fungsional dan sistem intelijen bisnis, serta operasi bisnis seperti manajemen hubungan pelanggan, manajemen pengetahuan, dan e-commerce. TPS harus secara efisien menangani data volume tinggi dan variasi besar dalam volume tersebut (mis., Selama periode pemrosesan puncak). Selain itu, mereka harus menghindari kesalahan dan downtime, mencatat hasil secara akurat dan aman, serta menjaga privasi dan keamanan.

B. Sistem Informasi Kawasan Fungsional
     2.1 Sistem Informasi untuk Akuntansi dan Keuangan

Sebuah misi utama bidang fungsional akuntansi dan keuangan adalah mengelola aliran uang ke dalam, di dalam, dan di luar organisasi. Misi ini sangat luas karena uang terlibat dalam semua fungsi organisasi. Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi dan keuangan sangat beragam dan komprehensif. Pada bagian ini, Anda berfokus pada aktivitas tertentu yang dipilih dari area fungsional akuntansi / keuangan. Perencanaan dan Penganggaran Keuangan. Pengelolaan aset keuangan yang tepat merupakan tugas utama dalam perencanaan dan penganggaran keuangan. Manajer harus merencanakan untuk memperoleh dan memanfaatkan sumber daya.

 • Peramalan keuangan dan ekonomi. Pengetahuan tentang ketersediaan dan biaya uang merupakan bahan utama untuk perencanaan keuangan yang sukses. Proyeksi arus kas sangat penting karena mereka memberi tahu organisasi tentang dana apa yang mereka butuhkan, kapan mereka membutuhkannya, dan bagaimana mereka akan mendapatkannya. Dana untuk organisasi operasi berasal dari berbagai sumber, termasuk investasi pemegang saham, penjualan obligasi, pinjaman bank, penjualan produk dan layanan, dan pendapatan dari investasi. Keputusan mengenai pendanaan untuk operasi yang sedang berjalan dan untuk penanaman modal dapat didukung oleh sistem pendukung keputusan dan aplikasi intelijen bisnis, serta sistem pakar. Selain itu, banyak paket perangkat lunak untuk melakukan peramalan ekonomi dan keuangan tersedia. Banyak dari paket ini bisa diunduh dari internet, beberapa diantaranya gratis.

• Penganggaran Komponen penting dari fungsi akuntansi / keuangan adalah anggaran tahunan, yang mengalokasikan sumber keuangan organisasi di antara peserta dan kegiatan. Anggaran memungkinkan manajemen untuk mendistribusikan sumber daya dengan cara yang terbaik untuk mendukung misi dan sasaran organisasi. Beberapa paket perangkat lunak tersedia untuk mendukung persiapan dan pengendalian anggaran dan untuk memfasilitasi komunikasi antar peserta dalam proses anggaran. Paket ini dapat mengurangi waktu yang terlibat dalam proses anggaran. Selanjutnya, mereka secara otomatis memantau pengecualian pola dan tren.

C. Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
2.1 Sistem ERP II

Sistem ERP II adalah sistem ERP interorganizational yang menyediakan tautan berbasis Web di antara sistem bisnis utama perusahaan - seperti persediaan dan produksi - dan pelanggannya, pemasok, distributor, dan pihak terkait lainnya. Hubungan ini mengintegrasikan aplikasi ERP yang dihadapi internal dengan aplikasi manajemen rantai pasokan dan manajemen hubungan pelanggan eksternal. Berbagai fungsi sistem ERP II sekarang disampaikan sebagai suite e-business. Vendor ERP utama telah mengembangkan suite perangkat lunak berbasis-perangkat lunak modular yang mengintegrasikan ERP, manajemen hubungan pelanggan, manajemen rantai pasokan, pengadaan, dukungan keputusan, portal perusahaan, dan aplikasi dan fungsi bisnis lainnya. Tujuan dari sistem ini adalah untuk memungkinkan perusahaan menjalankan sebagian besar proses bisnis mereka menggunakan satu sistem perangkat lunak terpadu berbasis Web daripada beragam aplikasi e-bisnis terpisah.



2.2 Manfaat dan Batasan Sistem ERP
Sistem ERP dapat menghasilkan manfaat bisnis yang signifikan bagi sebuah organisasi. Manfaat utama dibagi ke dalam kategori berikut:

 • Fleksibilitas dan kelincahan organisasi. Seperti yang telah Anda lihat, sistem ERP memecah banyak silo departemen dan fungsional sebelumnya dari proses bisnis, sistem informasi, dan sumber informasi. Dengan cara ini, mereka membuat organisasi lebih fleksibel, tangkas, dan adaptif. Oleh karena itu, organisasi dapat merespons dengan cepat perubahan kondisi bisnis dan memanfaatkan peluang bisnis baru.

• Pendukung keputusan. Sistem ERP memberikan informasi penting mengenai kinerja bisnis di area fungsional. Informasi ini secara signifikan meningkatkan kemampuan manajer untuk membuat keputusan yang lebih baik dan lebih tepat waktu.

• Kualitas dan efisiensi. Sistem ERP mengintegrasikan dan memperbaiki proses bisnis sebuah organisasi, menghasilkan perbaikan yang signifikan dalam kualitas produksi, distribusi, dan layanan pelanggan

2.3 Proses Pengadaan, Penyelesaian, dan Proses Produksi
1. Proses Pengadaan. Proses pengadaan berasal ketika perusahaan perlu memperoleh barang atau jasa dari sumber eksternal, dan ini akan berakhir ketika perusahaan menerima dan membayar untuk mereka. Mari pertimbangkan proses pengadaan dimana perusahaan perlu memperoleh barang fisik. Proses ini melibatkan tiga departemen utama - Gudang, Pembelian, dan Akuntansi - dan terdiri dari beberapa langkah berikut:

 • Prosesnya berasal dari departemen Gudang, yang menghasilkan permintaan pembelian untuk membeli produk yang dibutuhkan.

• Gudang meneruskan permintaan pembelian ke departemen Pembelian, yang menciptakan pesanan pembelian (PO) dan meneruskannya ke vendor. Umumnya, perusahaan dapat memilih dari sejumlah vendor, dan mereka memilih salah satu yang paling memenuhi persyaratan mereka dalam hal kenyamanan, kecepatan, keandalan, dan / atau karakteristik lainnya.

 • Setelah perusahaan memesan, ia menerima barang di departemen Gudang, di mana seseorang secara fisik memeriksa pengirimannya untuk memastikan sesuai dengan yang dipesan oleh perusahaan. Dia melakukan tugas ini dengan membandingkan daftar kemasan yang menyertai kiriman melawan PO.

• Jika pengiriman sesuai dengan pesanan, maka Gudang mengeluarkan dokumen tanda terima barang.

• Pada saat bersamaan atau tidak lama kemudian, departemen Akuntansi menerima faktur dari vendor. Akuntansi kemudian memeriksa bahwa PO, dokumen penerimaan barang, dan korek api cocok. Proses ini disebut three-way-match.

• Setelah Verifikasi Akuntansi cocok, proses pembayaran dan mengirimkannya ke vendor.

2. Proses pemebuhan pemasaran. Berbeda dengan pengadaan, di mana perusahaan membeli barang dari vendor, dalam proses pemenuhan pesanan, yang juga dikenal sebagai proses orderto-cash, perusahaan menjual barang ke pelanggan. Fulfi Ilment berasal ketika perusahaan menerima pesanan pelanggan, dan akan berakhir saat menerima pembayaran dari pelanggan.

Proses pemenuhan melibatkan tiga departemen utama: Penjualan, Gudang, dan Akuntansi. Langkah-langkah dalam proses pemenuhan adalah sebagai berikut:

• Bagian Penjualan menerima permintaan pelanggan, yang intinya adalah permintaan informasi mengenai ketersediaan dan harga barang tertentu. (Kami membatasi diskusi kami di sini untuk memenuhi permintaan pelanggan akan barang fisik dan bukan layanan.)

• Setelah Penjualan menerima penyelidikan, ini akan mengeluarkan kutipan yang mengindikasikan ketersediaan dan harga.

 • Jika pelanggan setuju dengan harga dan persyaratan, maka Sales menciptakan pesanan pembelian pelanggan dan pesanan penjualan.
• Penjualan meneruskan pesanan penjualan ke Gudang. Order penjualan adalah dokumen antar departemen yang membantu perusahaan melacak proses internal yang terlibat dalam memenuhi permintaan pelanggan tertentu. Selain itu, ia menyediakan rincian kuantitas, harga, dan karakteristik produk lainnya.
• Gudang menyiapkan kiriman dan menghasilkan dua dokumen internal lainnya: dokumen pemetik, yang digunakan untuk memindahkan barang dari Gudang, dan daftar kemasan, yang menyertai pengiriman dan memberikan rincian tentang pengiriman.
 • Pada saat bersamaan, Accounting mengeluarkan faktur untuk pelanggan.
• Proses diakhiri ketika Akuntansi menerima pembayaran yang sesuai dengan faktur.

3. Proses Produksi.
Proses produksi tidak terjadi di semua perusahaan karena tidak semua perusahaan memproduksi barang fisik. Padahal, banyak bisnis membatasi aktivitas mereka untuk membeli (pengadaan) dan menjual produk

Perusahaan manufaktur yang memproduksi barang sendiri mengelola proses produksi antar departemen mereka di seluruh departemen Produksi dan Gudang. Langkah-langkah dalam proses produksi adalah sebagai berikut:

 • Departemen Gudang mengeluarkan perintah yang direncanakan saat perusahaan perlu menghasilkan produk yang baru selesai, entah karena Gudang memiliki persediaan yang tidak memadai atau karena pelanggan memesan barang tertentu yang saat ini tidak tersedia.
• Setelah pesanan yang direncanakan mencapai Produksi, pengendali produksi mengotorisasi pesanan dan mengeluarkan pesanan produksi, yang merupakan otorisasi tertulis untuk memulai produksi sejumlah produk tertentu.
• Untuk mengumpulkan produk yang telah selesai, Produksi memerlukan sejumlah bahan (atau bagian). Untuk mendapatkan bahan-bahan ini, Production menghasilkan slip penarikan material, yang mencantumkan semua komponen yang dibutuhkan, dan meneruskannya ke Gudang.
• Jika bagian-bagiannya tersedia di Gudang, maka Gudang mengirimkannya ke Produksi. Jika bagian-bagiannya tidak tersedia, maka perusahaan harus membelinya melalui proses pengadaan.
• Setelah Produksi menciptakan produk, ia memperbarui pesanan produksi yang menyebutkan bahwa, seperti yang direncanakan, sejumlah produk tertentu sekarang dapat dikirim ke Gudang.
 • Segera setelah Gudang menerima barang-barang yang telah selesai, dokumen tersebut mengeluarkan dokumen penerimaan barang yang mengesahkan berapa unit dari produk yang dia terima yang tersedia untuk penjualan.
Ikhtisar proses produksi ini sangat disederhanakan. Pada kenyataannya, prosesnya sangat kompleks, dan seringkali melibatkan langkah-langkah tambahan. Selain itu, sistem ERP mengumpulkan sejumlah dokumen dan potongan informasi lainnya seperti bill of material (daftar semua bahan yang dibutuhkan untuk mengumpulkan produk yang telah selesai), daftar pusat kerja (lokasi dimana produksi berlangsung), dan perutean produk (langkah produksi). Semua topik ini memerlukan analisis mendalam tentang proses produksi dan karena itu berada di luar cakupan pembahasan kami di sini. Sejumlah peristiwa dapat terjadi yang menciptakan pengecualian atau penyimpangan dalam proses pengadaan, pemenuhan, dan produksi. Penyimpangan dapat mencakup:
 • Keterlambatan penerimaan produk;
• Isu terkait dengan tiga cara pertandingan yang tidak berhasil terkait pengiriman dan faktur terkait (pengadaan);
• Penolakan sebuah kutipan;
• Keterlambatan pengiriman;
• Kesalahan dalam mempersiapkan pengiriman atau dalam memberi faktur kepada pelanggan (pemenuhan);
• Overproduksi suatu produk;
 • Penerimaan bagian yang tidak dapat digunakan dalam proses produksi;
• Tidak tersedianya bagian-bagian tertentu dari pemasok. Perusahaan menggunakan sistem ERP untuk mengelola pengadaan, pemenuhan, dan produksi karena sistem ini melacak semua kejadian yang terjadi dalam setiap proses. Selanjutnya, sistem menyimpan semua dokumen yang dibuat di setiap langkah setiap proses dalam basis data terpusat, di mana tersedia sesuai kebutuhan secara real time. Oleh karena itu, setiap pengecualian atau kesalahan yang dibuat selama satu atau lebih proses antar departemen ditangani dengan tepat hanya dengan meminta sistem ERP dan mengambil dokumen atau informasi spesifik yang perlu direvisi atau diperiksa dengan lebih hati-hati. Oleh karena itu, penting untuk mengikuti setiap langkah dalam setiap proses dan untuk mendaftarkan dokumen yang sesuai ke dalam sistem ERP.

2.4 Proses interorganisasional: ERP dengan SCM dan CRM
Meskipun proses pengadaan dan pemenuhan melibatkan pemasok dan pelanggan, proses proses intraorganisasi dianggap bersamaan (bersamaan dengan proses produksi) karena produk tersebut berasal dan disimpulkan di dalam perusahaan. Namun, sistem ERP juga dapat mengelola proses yang berasal dari satu perusahaan dan menyimpulkan di perusahaan lain. Proses ini disebut proses interorganizational, dan biasanya melibatkan sistem manajemen rantai pasokan (SCM) dan customer relationship management (CRM).

Proses SCM dan CRM membantu beberapa perusahaan dalam kegiatan koordinat industri seperti produksi untuk penjualan barang dan jasa. Mari pertimbangkan rantai toko kelontong yang rantai pasokannya harus mengelola barang dengan mudah rusak. Di satu sisi, manajer toko hanya perlu mencatat jumlah produk yang mudah rusak yang mereka yakin akan laku sebelum tanggal kadaluarsa produk. Di sisi lain, mereka tidak ingin kehabisan stok produk yang dibutuhkan pelanggan.

Sistem SCM ERP memiliki kemampuan untuk menempatkan permintaan otomatis untuk membeli produk segar yang mudah rusak dari pemasok secara real time. Artinya, karena setiap produk yang mudah rusak dibeli, sistem menangkap data tentang pembelian tersebut, menyesuaikan tingkat persediaan toko, dan mentransmisikan data ini ke Gudang Grocery dan juga vendor produk. Sistem ini menjalankan proses ini dengan menghubungkan sistem pemindaian kode batang point-of-sale dengan departemen Gudang dan Akuntansi, serta dengan sistem vendor. Selain itu, sistem SCM memanfaatkan data historis untuk memprediksi kapan produk segar perlu dipesan sebelum persediaan toko menjadi terlalu rendah.
 Sistem CRM ERP juga menguntungkan bisnis dengan menghasilkan analisis peramalan konsumsi produk berdasarkan variabel kritis seperti wilayah geografis, musim, hari dalam seminggu, dan jenis pelanggan. Analisis ini membantu toko kelontong mengkoordinasikan rantai pasokan mereka untuk memenuhi kebutuhan pelanggan akan produk yang mudah rusak. Selanjutnya, sistem CRM mengidentifikasi kebutuhan pelanggan tertentu dan kemudian memanfaatkan informasi ini untuk menyarankan kampanye produk spesifik. Kampanye ini dapat mengubah permintaan potensial menjadi peluang penjualan, dan mengubah peluang penjualan menjadi kutipan penjualan dan pesanan penjualan.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Dalam suatu perusahaan memiliki unsure-unsur organisasi yang bertujuan untuk mengetahui jabatan-jabatan yang diberikan oleh manajer, selain itu organisasi dibuat untuk memperlancar proses kerja dalam suatu perusahaan. Hal ini dibutuhkan beberapa sistem untuk mengendalikan organisasi tersebut yang biasanya disebut sistem informasi organisasional. Didalam sistem informasi organisasional harus terdapat unsur-unsur seperti pembagian tenaga kerja secara jelas, hierarki ,prosedur dan aturan yang eksplisit ,keputusan-keputusan yang bersifat netral, dasar kualifikasi teknis untuk posisi jabatan dan efisiensi organisasi maksimum. Agar suatu sistem informasi dapat berjalan lebih baik dan mencapai tujuan.